ProAgrian toimialaan kuuluu maaseudun ja maaseutuelinkeinojen neuvonta- ja kehitystoiminta. Suuri liitto tarvitsi joustavan jäsenrekisteriratkaisun ja päätyi hankkimaan sen Vitec Avoinelta. ProAgria siirtyi Sense Jäsenrekisterin käyttäjäksi alkuvuodesta 2017.
Rekisteriuudistuksen tavoitteena oli tehdä jäsenrekisteristä paremmin valtakunnallisesti hallittava, tarjota jäsenyhdistyksille helppo ja sähköinen tapa hoitaa jäsenrekisteriään sekä parantaa yhteydenpitoa jäseniin.
”Olemme iso järjestö, jolla on melko moninainen jäsenrakenne. Halusimme jäsenrekisterin, jonka tekijöillä on selkeä näkemys tuotteen jatkokehityksestä sekä kokemusta suuren järjestön rekisterien toteuttamisesta. Hankittavan ohjelmiston piti taipua eri jäsenlajien käsittelyyn sekä erilaisten käyttäjäryhmien tarpeisiin. Niin yksittäisten jäsenten, jäsenyhdistysten kuin liiton pääkäyttäjienkin pitää pystyä hyödyntämään jäsenrekisterimme toimintoja”, kertoo Jaakko Kivinen ProAgriasta.
ProAgrian rekisteriprojektia veti Avoinella projektipäällikkö Anne Pousi, joka muistaa jännittäneensä isoa projektia hieman. ”Tämä oli suurin Sense Jäsenrekisteri -projektimme siihen saakka ja tuote oli tuolloin vielä suhteellisen uusi, joten jännittihän se! Jännitys oli kuitenkin lopulta turhaa, sillä erittäin hyvin valitun tiimin avulla tämä projekti onnistui hienosti”, Anne Pousi muistelee.
”Rekisteriprojektiamme vietiin hyvin johdonmukaisesti ja tavoitteellisesti läpi. Saimme aina ratkottua eteen tulleet ongelmat yhdessä Avoinen tiimin kanssa”, Jaakko Kivinen ProAgriasta kommentoi rekisteriprojektin sujuvuutta.
Terhi Taulavuori tuli mukaan ProAgrian rekisteriprojektiin vasta loppuvaiheessa ja on toiminut siitä saakka jäsenrekisterin pääkäyttäjänä. ”Yhteistyö Avoinen kanssa on ollut vuosien aikana hyvin vuorovaikutteista, asiakaslähtöistä ja käytännönläheistä. Käyttöönottovaiheessa saamamme koulutus oli niin ikään erittäin käytännönläheinen ja selkokielinen”, Terhi kuvailee.
"Mielestäni uuden järjestelmän käyttöönotto on projektin kriittisin hetki. Tämä onnistui ProAgrialla hyvin - kiitos siitä kuuluu erinomaisesti pääkäyttäjän tehtävät hoitaneelle Terhille”, projektipäällikkö Anne Pousi kiittelee.
Käyttöönoton jälkeen ProAgrian uusi Sense Jäsenrekisteri herätti ensin ihmetystä loppukäyttäjien keskuudessa, koska toimintalogiikka oli erilainen kuin edellisessä rekisterissä. ProAgria ratkaisi asian pitämällä kuukausittaisia, keskuskohtaisia pääkäyttäjien palavereita, joissa ratkottiin ohjelman käyttöön liittyviä pulmia yhdessä. Näiden palaverien kautta Sense Jäsenrekisteri tuli vähitellen tutummaksi käyttäjilleen.
Vielä julkaisun jälkeenkin jäsenrekisterin kehitystä on jatkettu yhteistyössä Vitec Avoinen kanssa. Tänä vuonna ProAgrialla otettiin käyttöön myös verkkolaskutus. Mobiilisovelluksen kehitys on vielä kesken. ”Otimme rekisteriprojektin myötä myös mobiilisovelluksen käyttöön yrittäjäjäsenillemme, mutta sen hyödyntäminen on jäänyt vähäiseksi sekä omien resurssiemme että tekniikan vuoksi. Odotammekin kovasti mobiilisovelluksen uudistumista”, Jaakko Kivinen kertoo.