Vi byter till nytt CRM & Supportsystem den 21 januari 2020

Vad?

Vi har bytt system för kommunikation, support och ärendehantering till ett system som hanterar alla delar. Syftet med bytet är att få ett smidigt och lättarbetat system som ger total överblick över våra kunder och aktuella aktiviteter. Det här gör vi för att bli mer effektiva och för att ni ska uppleva hög kvalitet i alla beröringspunkter med oss. Efter noggrann utvärdering har vi valt SuperOffice som ny systemleverantör.

När?

Den 21 januari 2020 gick vi igång med nya systemet. I samband med det har vi stängt ner support@vitec.se vilket gör att du inte längre kan mejla oss. All kontakt sker nu via vårt nya ServiceCenter på webben samt telefon.

Hur påverkas jag som kund?

Den största förändringen för dig som kund är att du nu kommer registrera dina ärenden via vårt ServiceCenter på webben eller via telefon.

Efter den 21 januari kontaktar du oss enligt nedan::

  • Kontakt med oss sker via vårt ServiceCenter på webben eller telefon - du väljer!
  • Support@vitec.se stängs ner så du inte längre kan mejla in dina ärenden
  • Du kommer kunna registrera och följa dina ärenden mycket enkelt på ServiceCenter, där du även kommer kunna söka svar på dina frågor i FAQ och Vitec Kunskap.
  • Du kommer kunna ta del av senaste nytt och viktig information såsom driftstörningar, versionsuppgraderingar etc.
  • Om du haft ett ärende hos oss under de två senaste åren kommer du att få ett inlogg  mejlat till dig några dagar innan 21 januari.

Vad behöver jag göra som kund?

Vi kommer löpande att informera dig om den informationen som du behöver ta del av inför bytet av system. Till höger på denna sida har du en checklista över de saker som du behöver ha koll på, datum för live-webbinar då vi går igenom hur ServiceCenter ska användas samt instruktionsfilmer som visar det du behöver kunna inför bytet av system. Det ni redan nu kan göra är att meddela oss på infofastighet@vitec.se vem på ert företag som ska vara ansvarig för ServiceCenter på webben och därmed ha möjlighet att lägga upp och redigera vilka användare som ska kunna registrera ärenden hos oss.

Vad innebär det att vara ServiceCenter-ansvarig?

Att vara ServiceCenter-ansvarig innebär ansvar för att:

  • Registrera de medarbetare hos er som ska kunna lägga ärenden i ServiceCenter eller få möjlighet att ringa oss. 
  • Sätta behörighet för vilka ärenden era medarbetare ska få se.
  • Administrera vem som innehar vilken befattning hos er.

FAQ

Fråga:

Svar:

Vilka kommer kunna logga in i det nya systemet?


Alla som de senaste två åren lagt ett ärende hos Vitec Fastighetssupport kommer att ha möjlighet att logga in i det nya systemet

Vi behöver lägga till några ytterligare användare, hur gör vi då?


Så snart vi sjösatt det nya systemet, dvs den 21 januari, så kommer den hos er som är ServiceCenter-ansvarig kunna lägga upp nya användare.

Jag är inte säker på att alla användare ska få lägga ärenden, hur gör jag då?


Den som är ServiceCenter-ansvarig hos er kommer from den 21 januari ha möjlighet att inaktivera användare som inte längre ska kunna lägga ärenden i ServiceCenter.

Det börjar närma sig, hur får våra användare tillgång och inloggning till ServiceCenter så de kan rapportera ärenden?


Natten mellan den 20-21 januari kommer ett mail gå ut till samtliga nya användare i ServiceCenter, dvs de som under de två senaste åren rapporterat ett ärende hos oss på Vitec Fastighetssupport. Mailet kommer innehålla information om hur man skapar inloggning samt hur man sätter lösenord. När detta är genomfört är det bara att logga in och börja registrera ärenden. Får ni problem så hör av er till oss via telefon, så ska vi hjälpa er.

Vad händer med våra pågående ärenden?


Alla öppna pågående ärenden kommer att flyttas över på övergripande nivå till det nya systemet och kommer finnas tillgängliga i ServiceCenter from den 21 januari.

Vi behöver vara flera ServiceCenter-ansvariga, ifall någon blir sjuk eller vid semestrar, går det?


Ja, det går utmärkt. Ni kan ha upp till 5 ServiceCnter-ansvariga.

Hur blir det med nyhetsbreven framöver, kommer jag få tillgång till dessa?


I ServiceCenter, under Inställningar, kan du enkelt själv välja vilken information du vill ha från oss på Vitec Fastighetssystem.

Hur får jag information om vad som händer i mina ärenden?


Varje gång något händer på ditt ärende så kommer du få ett mail med en länk direkt till ditt ärende, där kan du enkelt se hela flödet och vem som arbetar med dit ärende.

Kan inte jag ringa till er längre?


Självklart kan du ringa oss precis som tidigare, det går alldeles utmärkt. I de fall du ringer in kommer vi registrera ärendet och du kommer få ett mail med en länk där du kan följa ditt ärende precis som om du registrerat det i ServiceCenter.


Kan man lägga upp bara intressenter i ServiceCenter, dvs några som bara vill kunna se företagets ärenden men inte har något intresse att registrera ärenden?

Det går alldeles utmärkt. ServiceCenter-ansvarig kan enkelt lägga upp även intressenter.


Hur går det för oss som har Vitec Kunskaps abonnemang, behöver vi logga in på flera ställen?

Nej, det behöver ni inte, det går utmärkt att nå Vitec kunskap direkt från ServiceCenter.

Kommer man kunna nå ServiceCenter direkt från era produkter, tex Vitec Hyra?


Det kommer bli möjligt så småningom, dock inte från uppstarten av ServiceCenter den 21 januari.

Om jag vill komma i kontakt med sälj, kan jag använda ServiceCenter för det?


Ja, det går alldeles utmärkt. Gå in under Kontakta oss och välj att kontakta Försäljning.

Om jag vill komma i kontakt med er leveransavdelning/er konsulter, kan jag använda ServiceCenter för det?


Ja, det går alldeles utmärkt. Gå in under Kontakta oss och välj att kontakta Leverans/Konsultation.

Jag har ett önskemål om förändring i produkten, hur hanterar jag det framöver?


Det går numera att lägga in önskemål via ServiceCenter. Det gör ni under Kontakta oss, där dokumenterar vad ni önskar.

 

Checklista inför byte av system

 

  Om ni inte redan gjort det behöver ni  registrera i formuläret nedan alternativt mejla information om vem på ert företag som ska vara ansvarig för  ServiceCenter på webben till infofastighet@vitec.se

  Titta på instruktionsfilmer för användare av ServiceCenter samt ServiceCenter-ansvarig

 

Efter 21 januari kan du som användare

  Kontakta oss via ServiceCenter på webben eller via telefon när du behöver hjälp. Någon dag innan dess kommer du att få inloggningsinformation skickat till dig via mejl. 

  Har du inte fått inlogg till ServiceCenter så kontaktar du den som är ansvarig för ServiceCenter på ditt företag som då lägger upp dig som användare.

När du loggat in i ServiceCenter behöver du gå in på din profil och välja inställningar. Där kan du kryssa för vilken typ av information som du vill ta del av från Vitec.

 

Efter 21 januari kan du som ServiceCenter-ansvarig

  Registrera nya användare och redigera användarens profil utifrån vilken behörighet användaren ska ha. Någon dag innan dess kommer du att få instruktioner om hur du gör detta  skickat till dig via mejl .

 

 

Live-Webbinar - Information om hur du använder ServiceCenter

14 januari kl.10.00 

16 januari kl.10.00

17 januari kl.10.00

 

Registrera ServiceCenter-ansvarig