Man skriver på laptop solnedgång

FAQ Vitec Projektekonomi

Uppdaterad 30/5-22

Allmänna frågor:

Vem är användaren av Vitec Projektekonomi?

Projektekonomi är både ett ekonomisystem och ett verksamhetssystem. Med andra ord är det både ekonomiavdelningen och verksamheten som är användaren av Vitec Projektekonomi. Hela bolaget jobbar i samma system.

När släpps Vitec Projektekonomi?

Vitec Projektekonomi lanseras på VitecDagarna som är planerade till slutet av april 2022.

Vi är nöjda med 3L Pro och vill inte byta ut det. Måste vi göra det?

3L Pro är byggd på en teknik som så småningom kommer att fasas ut. Det innebär att vi om några år kommer att säga upp support- och underhåll av 3L Pro. Ersättaren är Vitec Ekonomi eller Vitec Projektekonomi beroende på er verksamhet. Vi har inget beslut om vilket år detta kommer att ske, men vi kommer att meddela er minst 24 månader innan. Fram till att detta sker kan ni fortsätta att använda 3L Pro som ni gör idag, men det finns fördelar med att gå över till de webbaserade produkterna (Vitec Ekonomi eller Vitec Projektekonomi) redan nu.

Kommer 3L Pro att ersättas av Vitec Projektekonomi eller av Vitec Ekonomi?

Det beror på vilka delar i 3L Pro ni använder idag. Om ni är ett projektintensivt bolag som tex fakturerar er kärnverksamhet från 3L Pro så kommer det vara Vitec Projektekonomi som är ersättaren, men om ni är ett fastighetsbolag som gör enstaka diversefakturor från 3L Pro så är det Vitec Ekonomi som är ersättaren. Faktureringen sker i det senare fallet då i Vitec Hyra i stället. Om ni är ett kombinerat bygg- och fastighetsbolag så kommer ni att använda Vitec Projektekonomi.

Behöver man ha Vitecs molntjänst för att gå över till Projektekonomi?

Ja, Vitec Projektekonomi levereras enbart som molntjänst hos Vitec. Det innebär att ni inte kan få det installerat hos någon annan driftleverantör eller IT-partner än hos oss. Ni kan inte heller ha det installerat på en server hos er själva.

Vi vill veta mer och kanske få en demo av Projektekonomi, hur gör vi för att få det?

Vänd dig till din kontakt på försäljningsavdelningen » 

Vi är ett fastighetsbolag med mycket projekt som vi behöver ha koll på. Vi prognosticerar och följer upp projekten. Är Vitec Projektekonomi för oss?

Vitec Projektekonomi är för de bolag som har sin kärnverksamhet i projekten, d.v.s. de som har sin huvudsakliga intäkt i projekten. Det är inte för fastighetsbolag. Begreppet fastighet finns inte i Vitec Projektekonomi.

Vad kostar Vitec Projektekonomi?

Vi tillämpar individuell prissättning där basen är storleken på ert företag. Du kommer att få ert pris när du har en dialog kring detta med vår försäljningsavdelning.

Kan vi fortsätta använda byggsamordnaren när vi går över till Vitec Projektekonomi?

Vitec Projektekonomi är både ett ekonomisystem och ett verksamhetssystem. Allt det stöd som verksamheten får i byggsamordnaren och liknande externa system får verksamheten också i Vitec Projektekonomi.

Fördelen med Vitec Projektekonomi jämfört med att verksamheten jobbar i ett externt system är att ni alltid tittar på exakt samma siffror samtidigt. Det finns inga integrationer som kan stanna eller på andra sätt orsaka differenser mellan systemen. Vårt API kommer inte stödja import av projekt eller kundfakturering och därför är det inte längre möjligt att använda byggsamordnaren eller liknande system tillsammans med Vitec Projektekonomi.

Ingår det lönesystem i Projektekonomi?

Nej. Tidregistrering och registrering av reseräkning kan man göra i Projektekonomi och det blir kostnader direkt på alla projekten men för själva lönebearbetningen så behöver man exportera till ett löneprogram.

Finns det någon app eller är det en webbsida?

Både mobil- och webbmiljö är responsiv hemsida, dvs en sida som anpassar sig till den skärmstorlek som den används på.

linje

Frågor om funktioner:

Finns Elektronisk leverantörsfakturahantering inbyggt i Vitec Projektekonomi?

Ja

Vi är ett byggbolag som använder Palette – måste vi byta ut det när vi börjar använda Vitec Projektekonomi?

Nej, det behöver ni inte göra. Vitec Projektekonomi kommer att fungera tillsammans med Palette eller andra EFH-system som använder vårt API, tex CentSoft, Medius etc. Däremot har ni möjlighet att byta ut ert nuvarande EFH-system om ni vill. Det kan ju tex vara en kostnadsfråga samtidigt som det finns fördelar med att använda Vitec Projektekonomi som EFH. Vi tänker då på att ni automatiskt kan få med leverantörsfakturor som bilagor till kundfakturorna när ni använder Vitec Projektekonomi som EFH. 

Vi är ett fastighetsbolag - kan vi använda den inbyggda elektroniska fakturahanteringen? 

Den elektroniska fakturahanteringen bygger helt och hållet på att det är projektet som styr. Begreppet fastighet finns inte att använda. Därför är det bara byggbolag eller andra projektintensiva verksamheter som kan använda den EFH-hantering som finns i Projektekonomi.

Kommer projektledaren kunna fakturera själv eller måste ekonomiavdelningen fortsätta sköta det?

Projektledarna ser till att lägga in betalplaner så som de ska faktureras och om det är löpande jobb hämta upp det som finns till grund för fakturering. När de är nöjda med de orderrader som finns så klar markerar de uppdraget och ekonomianvändarna får information om att det nu finns en kundfaktura att distribuera.

Vi har olika prislistor för olika kunder och olika projekt – fungerar det i Projektekonomi? 

Olika artiklar kan ha en mängd olika priser angivet. För alla orderrader som skapas, antingen automatiskt eller manuellt så följer vi alltid en viss prioritet när vi letar efter priser. Först prioriteras den prisinformation som finns angivet på projektet gällande pris, rabatt eller påslag. Finns inget på projektet så kontrollerar vi om det finns något angivet på kunden och om inget finns angivet där så tar vi standardpriser.

Kan man välja vilka kolumner man vill se i sina kalkyler/prognoser?

Det finns flera olika inställningar här både för hur det ekonomiska utfallet ska presenteras samt även hur vi vill det ska fungera. Allting från om det ska vara per konto eller aktivitet (summering av konton) samt om kalkyler och prognoser ska anges enbart med en total eller som summering av en till flera transaktionsrader med kommentarer. Det går även ha att vi ska fördela ut det som återstår (differensen mellan aktuell prognos samt utfall) på de kvarvarande månader som projektet förväntas leva.

Kan vi låta våra uppdragsgivare få ett inlogg för att kunna se projekten i systemet?

Ja, fördelen med att det är en molnmiljö är att det är enkelt att ge access. Det finns en speciell partneranvändare som har begränsad access till vanligen ett eller några få unika jobb.

Kan man samla allt material och all tid på ett projekt för en samlingsfaktura till kunden en gång per månad?

Absolut. På löpande jobb vet Projektekonomi om vad som är fakturerat sen tidigare så när man går in på ett uppdrag och väljer att skapa fakturarader vid tex ett månadsskifte så hämtar den enbart upp det som är nytt sen senast och ger ett förslag till fakturering utifrån detta.

Innehåller Vitec Projektekonomi samma funktioner som 3L Pro eller som PP7?

Det innehåller mer än de båda var för sig. Jämför man med 3L Pro så får ni bland annat även Gantt-schema för planering, CRM/Sälj/Offert, Inköp och Elektronisk fakturahantering och jämför man med PP7 så får ni bland annat även lånereskontra, bokslutsspecifikation och digitala attester av verifikationer.

Finns det stöd för dagböcker i systemet och hur i så fall fungerar det? 

Ja på både Projekt och Uppdragsnivå finns möjlighet att ange dagboksinformation om det specifika jobbet per datum. Möjlighet finns också att koppla dokument till noteringar per ett visst datum.

Finns det dashboard för snabb översikt av hur projekten går?

Varje projekt har en egen grafisk översikt som första flik med information också det finns också tillgängligt direkt vid inloggning information i en dashboard för alla de projekt som man just nu är ansvarig för som är pågående.

Hur fungerar dokumenthanteringen i Projektekonomi?

På ställen så som Projekt, Uppdrag, Kund, Leverantör med flera så finns en flik som heter Dokument. I den finns olika kategorier (mappar) uppsatta under vilka man kan spara ned dokument. Redigerar man ett dokument så sparas det automatiskt i en ny version och man kan återgå till en tidigare version om så önskas. Det finns också möjlighet att sätta upp mallar som automatiskt kan fyllas med information från den plats den skapas.

Går det att göra anbudsfakturering med betal och lyftplaner?

Ja det fungerar.

Måste ekonomiavdelningen göra fakturorna till kund?

Nej, vad som ska faktureras bestämmer verksamheten. Ekonomiavdelningen distribuerar fakturorna och tar sedan hand om betalningen.

Måste det finnas en dator på varje arbetsplats så att verksamheten kan se sina arbetsordrar och tidredovisa?

Nej, det görs med fördel i mobiltelefonen. Både tidregistrering och hantering av arbetsordrar sker enkelt där.

Hur ofta uppdateras siffrorna mellan ekonomidelen och projektdelen?

Det är samma siffror så allt är synkat i samma stund som siffrorna ändras.

Kommer det finnas en rapport för betalningsbalans som verksamheten har tillgång till?

Ja, rapporten Projektsammandrag valfri kan användas för detta.

Kommer ni att konvertera våra leverantörsfakturor från Rillion Prime eller andra EFH-system (Rillion One, Medius etc)

Vi kommer inte att konvertera från EFH-systemen i vår standardkonvertering för Vitec Projektekonomi, men vi skulle kunna titta på en kundunik konvertering för er. Det vi dock enbart skulle ha möjlighet att få in är själva fakturabilden (PDF:en) som vi skulle kunna lägga som ett kopplat dokument till exempelvis verifikationen. Om EFH-systemet kan göra ett dokument (tex PDF) av elektroniska fakturor kan vi lägga in dem också, men vi har ingen möjlighet att skapa visualisering av elektroniska fakturor när det gäller historik. Vi kommer inte ha möjlighet att föra över historik för hur attestgången sett ut, attestregler, vem som attesterat, när den attesterades. Om ni önskar ha kvar den informationen behöver ni ha kvar en historikdatabas i EFH-systemet.

Innehåller Projektekonomi full funktionalitet liknande vårt EFH-system från dag 1 när vi går över?

Det är svårt för oss att svara på vad ’full funktionalitet’ liknande ert EFH-system innebär för er. Projektekonomi har tex ingen avtalshantering, avtalsmatchning, etc. Den funktionalitet för leverantörsfakturaattest vi kommer att ha kommer att finnas vid uppstart. Ni behöver själva fundera på vilka behov ni har och jämföra dem mot den funktionalitet som finns för att se att det motsvarar era behov. Det finns ett dokument som beskriver den funktionalitet som finns i projektekonomi som vi kan skicka till er. Vänd dig till din kontakt på försäljningsavdelningen.