hyresadministration2.jpeg

Hyresadministration

Med vårt system för hyresadministration har du kontroll på alla fastigheter, lägenheter, lokaler, hyreskontrakt/överlåtelseavtal samt kontraktsparter. Elektronisk signering av avtal och uppsägning, avisering, aviutskrift, inmatning/inläsning av betalningar, kravfunktion, beräkning av nya hyror/avgifter är några av alla funktioner i systemet.

Kontraktsprocessen
Vid omflyttning, dvs. avflyttning av en hyresgäst och inflyttning av en ny hjälper våra system användaren igenom processen vilket säkerställer viktiga steg och att användaren arbetar i rätt ordning. Det är möjligt att låta hyresgästen signera hyresavtalet eller uppsägningen digitalt, allt för en effektivare vardag och samtidigt en övergång mot det papperslösa kontoret. De viktigaste handgreppen i våra hyresadministrationssystem är automatiserade för att garantera en snabb och korrekt hantering, vilket betyder att användaren inte behöver göra allt själv utan beräkningar görs direkt i programmet. Bevakning av ännu ej undertecknade kontrakt finns. Det är även möjligt att administrera nycklar i våra system.

Aviseringsprocessen
Ströavisering mellan de stora huvudaviseringarna är möjlig och kommer som ett naturligt steg i en inflyttning. Spärr finns att ett kontrakt inte faktureras flera gånger för samma period. Även tilläggsavisering är möjlig att göra. En avi som är skapad och skickad till hyresgästen kan alltid skrivas ut och skickas igen. Flera kontrakt på samma hyresgäst kan kopplas samman i en samavisering, vilket medför att hyresgästen får en samlingsavi. Avier kan skrivas ut lokalt, skrivas till en fil för extern utskrift eller skickas som e-fakturor. Även autogiro är möjligt.

Inbetalningsprocessen
Stöd finns för att läsa in betalningar i filformat eller att registrera dem manuellt. Placering av betalningar som kommer i filen och som inte direkt hittar rätt via t.ex. OCR-nummer förenklas genom att användaren får hjälp att hitta förslag på rätt avi. Systemen hanterar utjämning av eventuella över- och underbetalningar på avierna. Om hyresgästen får problem med betalningsförmågan finns möjlighet till avbetalningsplaner. Valfritt antal påminnelser och kravbrev med egna texter kan framställas. Överföring till Inkasso är möjlig.

Hyror och avgifter
Till ett objekt, ett kontrakt eller en person kan valfritt antal avgifter knytas. Dessa tidsstyrs så att historiken och spårbarheten hela tiden finns. Varje enskild avgift kan indexberäknas med olika villkor. Upplägg av olika index och hantering av densamma kan göras med stor flexibilitet. Det går också bra att ha differentierad prissättning av till exempel olika typer av ytor utan att detta visas för hyresgästen på avin.
Debitering av media som bränsle, vatten, el kan göras mot kontrakten i en byggnad. Även fastighetsskatt hanteras. Debiteringar kan med automatik skapas på respektive kontrakt. Beräkning av nya hyror/avgifter kan göras vid valfritt tillfälle. I samband med detta kan retroaktiv hyra beräknas och aviseras. Stöd finns också för omsättningshyra med årlig avräkning.

Olika typer av kontrakt
Vårt system hanterar outhyrda samt interna kontrakt inklusive bokföringen av dessa. Det är även möjligt att lägga upp andrahandskontrakt samt bevaka dessa.

Kontraktsparter
Intressenter av olika slag samt säkerheter kan knytas till kontrakten.

Övrig fakturering
Möjlighet finns att fakturera sådant som ligger utanför kontraktet, som till exempel extra nycklar på separata fakturor.

Kommunikation med hyresgästen
Det finns stora möjligheter att skapa standardbrev där information från systemet hämtas upp i vanliga bokmärken som placeras i en Wordmall.

Rapporter och listor
Förutom rapporter som visar information från reskontran finns också en mängd rapporter för sammanställning av till exempel ytor, hyresintäkter på uthyrt/outhyrt, bevakning av möjliga uppsägningar, in- och utflyttningar, omsättning av hyresgäster med mera.

Bostadsrättsförening
Det är också möjligt att hantera bostadsrättsföreningar, oavsett om det gäller bostadsrättsföreningar med egen förvaltning eller för förvaltningsbolag. Alla specifika funktioner och rapporter som behövs inom bostadsrättsförvaltning finns.
Lägenheter läggs upp med angivelse av bland annat bostadsrättsförening, andelstal och ursprunglig insats. Beräkning av nya årsavgifter kan genomföras och enkelt fördelas på samtliga bostadsrätter. Information om bostadsrätten kan skrivas ut till fastighetsmäklare vid aktuella överlåtelser, så kallad mäklarbild. Uttag av flertalet andra rapporter som till exempel medlemsförteckning kan också göras. Kontrolluppgifter avseende överlåtelser och förmögenhetsvärde skrivs ut både till papper och fil.

VILL DU VETA MER?

Kontakta någon av oss på Försäljning » eller fyll i formuläret nedan.