Rött hus bredvid mindre vitt hus

Hyresadministration

Med vårt system för hyresadministration har du kontroll på alla fastigheter, lägenheter, lokaler, hyreskontrakt/överlåtelseavtal samt kontraktsparter. Elektronisk signering av avtal och uppsägning, avisering och beräkning av nya hyror/avgifter är några av alla funktioner i systemet.

Kontraktsprocessen

Vid omflyttning, det vill säga avflyttning av en hyresgäst och inflyttning av en ny, hjälper våra system användaren igenom processen. Det säkerställer viktiga steg och att användaren arbetar i rätt ordning. Det är möjligt att låta hyresgästen signera hyresavtalet eller uppsägningen digitalt via Scrive, allt för en effektivare vardag och samtidigt en övergång mot det papperslösa kontoret.

De viktigaste handgreppen i våra hyresadministrationssystem är automatiserade för att garantera en snabb och korrekt hantering. Användaren behöver inte göra allt själv utan beräkningar görs direkt i programmet. Bevakning av ännu ej undertecknade kontrakt finns, samt att det även är möjligt att administrera nycklar i våra system.

Aviseringsprocessen

Ströavisering mellan de stora huvudaviseringarna är möjlig och kommer som ett naturligt steg i en inflyttning. För att ett kontrakt inte faktureras flera gånger för samma period finns en spärr, där även tilläggsavisering är möjlig att göra. En avi som är skapad och skickad till hyresgästen kan alltid skrivas ut och skickas igen. Flera kontrakt på samma hyresgäst kan kopplas samman i en samavisering, vilket medför att hyresgästen får en samlingsavi. Avier kan skrivas ut lokalt, skrivas till en fil för extern utskrift eller skickas som e-fakturor. Även autogiro är möjligt.

Inbetalningsprocessen

Stöd finns för att läsa in betalningar i filformat eller att registrera dem manuellt. Placering av betalningar som kommer i filen och som inte direkt hittar rätt via t.ex. OCR-nummer förenklas genom att användaren får hjälp att hitta förslag på rätt avi. Systemen hanterar utjämning av eventuella över- och underbetalningar på avierna, och om hyresgästen får problem med betalningsförmågan finns möjlighet till avbetalningsplaner. Valfritt antal påminnelser och kravbrev med egna texter kan framställas och överföring till inkasso är möjlig.

Hyror och avgifter

Till ett objekt, ett kontrakt eller en person kan valfritt antal avgifter knytas. Dessa tidsstyrs så att historiken och spårbarheten hela tiden finns. Varje enskild avgift kan indexberäknas med olika villkor, med upplägg av olika index och hantering av densamma kan göras med stor flexibilitet. Det går också bra att ha differentierad prissättning av till exempel olika typer av ytor utan att detta visas för hyresgästen på avin.

Debitering av media som bränsle, vatten, el kan göras mot kontrakten i en byggnad. Även fastighetsskatt hanteras. Debiteringar kan med automatik skapas på respektive kontrakt och beräkning av nya hyror/avgifter kan göras vid valfritt tillfälle. I samband med detta kan retroaktiv hyra beräknas och aviseras, där stöd finns också för omsättningshyra med årlig avräkning.

Olika typer av kontrakt

Vårt system hanterar uthyrda/outhyrda kontrakt, inklusive bokföring av dessa. Det finns också möjlighet att hantera interna eller inhyrda kontrakt. Även andelshavare av tomträtter, inklusive kontrolluppgifter finns det stöd för.

Kontraktsparter

Intressenter, till exempel felanmälare, andrahandshyresgäst eller borgensman, kan knytas till kontrakten.

Övrig fakturering

Möjlighet finns att fakturera sådant som ligger utanför kontraktet, som till exempel extra nycklar på separata fakturor.

Kommunikation med hyresgästen

Det finns stora möjligheter att skapa standardbrev där information från systemet hämtas upp i vanliga bokmärken som placeras i en Wordmall.

Rapporter och listor

Förutom rapporter som visar information från reskontran finns också en mängd rapporter för sammanställning av till exempel ytor, hyresintäkter på uthyrt/outhyrt, bevakning av möjliga uppsägningar, in- och utflyttningar, omsättning av hyresgäster med mera. Alla listor går enkelt att skriva ut eller öppna i Excel.

Olovlig andrahandsuthyrning

Med tilläggsfunktionen olovlig andrahandsuthyrning » finns möjlighet att jämföra bostadsadressen och folkbokföringsadresser hos hyresgäster. Upptäcks avvikelser mellan adresserna presenteras dessa för vidare kontroll, där du som hyresvärd har möjlighet att undanta exempelvis godkänd andrahandsuthyrning. Med denna funktion finns även möjlighet till direktfakturering av avflyttade hyresgäster.

Bostadsrättsförening

Det är också möjligt att hantera bostadsrättsföreningar, oavsett om det gäller bostadsrättsföreningar med egen förvaltning eller för förvaltningsbolag. Alla specifika funktioner och rapporter som behövs inom bostadsrättsförvaltning finns.

Lägenheter läggs upp med angivelse av bland annat bostadsrättsförening, andelstal och ursprunglig insats. Beräkning av nya årsavgifter kan genomföras och enkelt fördelas på samtliga bostadsrätter. Information om bostadsrätten kan skrivas ut till fastighetsmäklare vid aktuella överlåtelser, så kallad mäklarbild. Uttag av flertalet andra rapporter som till exempel medlemsförteckning kan också göras. Kontrolluppgifter avseende överlåtelser och förmögenhetsvärde skrivs ut både till papper och fil.

Övrigt i systemet

För bokföring finns kopplingar till de största ekonomisystemen, med möjlighet att schemalägga många tjänster så att de körs automatiskt. Inställningsmöjligheter på systemnivå kan lätt göras undantag för på ägar- eller fastighetsnivå, vilket gör det utmärkt för förvaltande bolag. Avancerade konteringsmöjligheter finns tillgängligt, samt stöd för rensning/utdrag av personuppgifter enligt GDPR.

VILL DU VETA MER?

Kontakta någon av oss på Försäljning » eller fyll i formuläret nedan.