Bostjärnan AB är ett familjeföretag som har förvaltat egna hyresfastigheter i mer än 45 år. De har sammanlagt ca 1500 bostadslägenheter och verksamhet på två orter i Sverige. Under åren har flera av både rutinerna och processerna skiljt sig åt mellan orterna och i vissa fall inneburit dubbelt arbete. Det här var något som Bostjärnan bestämde sig för att göra något åt i början av 2015.
Tanken på att uppgradera till nya system och se över interna processer hade grott hos familjeföretaget Bostjärnan AB under en längre tid. De ville effektivisera processerna mellan sina kontor i Västerås och Göteborg och även hitta ett mer heltäckande system för att slippa dubbelt arbete. När de fick informationen från Vitec att supporten för Vertex – deras dåvarande hyressystem – skulle avvecklas, så innebar det den sista knuffen de behövde för att gå från tanke till handling.
Efter en vår och sommar med anbudsförfrågan, analys av marknaden och möten med potentiella leverantörer så föll valet på Vitec, och avtal tecknades vid jul 2015 för Vitec Hyra, Vitec Teknisk Förvaltning och Vitec Marknad med kundservice. Anna Leanderson, en av delägarna i Bostjärnan, har varit delaktig i hela processen. Hon berättar att målet för Bostjärnan, och det som låg till grund för valet av leverantör och system, var att arbeta på samma sätt på de båda orterna för alla rutiner. De ville ha ett fastighetssystem som täcker in alla de olika delarna i processen och integrerar med varandra.
Implementeringen startade med Vitec Hyra under våren 2016. All data konverterades från Vertex och övergången mellan systemen flöt på bra. I fjärde kvartalet samma år var Bostjärnan redo att köra sin första avisering i det nya systemet.
”Vitec Hyra är lätt att hitta i och systemet leder en genom arbetsprocessens olika steg på ett bra sätt. Vi kommer även under detta år att erbjuda våra hyresgäster e-faktura vilket vi inte kunde i vårt gamla hyressystem Vertex” konstaterar Anna Leanderson.
När det första projektet var klart inleddes steg två, nämligen att sätta igång med den tekniska förvaltningen. En process som visade sig vara något mer energikrävande än vad övergången till Vitec Hyra hade varit.
”I Västerås hade vi tidigare ett annat fastighetssystem gällande underhållet, så där fick vi arbeta mycket med att bearbeta det datat i Excel för att kunna konvertera det till Vitec Teknisk Förvaltning” berättar Anna. ”Vad det gäller vårt underhåll i Göteborg så hade vi inget fastighetssystem tidigare, utan där har vi fått lägga in all data manuellt. Det har tagit tid och vi är inte klara än, men samtidigt ger det oss bra kunskap internt om det nya programmets funktioner”.
Bostjärnan köpte även till appfunktionen för Vitec Teknisk Förvaltning, ett val som Anna endast ser fördelar med.
”Vår personal ute på fältet har nu alltid tillgång till tex hyresgästernas kontaktuppgifter, information om när en vitvara i en specifik lägenhet byttes senast och nya felanmälningar etc. Vi har ännu inte kommit igång med alla funktioner i appen, men vi ser absolut att användandet av den kommer att underlätta i framtiden!” säger hon.
Det sista steget i Bostjärnans resa är nu att implementera Vitec Marknad, ett system för att hantera uthyrningsprocessen, något de kommer att göra under mars/april i år. I samband med detta projekt kommer de även passa på att lansera en ny hemsida med responsiv design. Anna ser fram emot implementeringen och ser Vitec Marknad som ett värdefullt tillskott.
”Det ska bli otroligt roligt och spännande och det är ju först här som våra hyresgäster får ta del av vår satsning. Förhoppningsvis kommer det underlätta för dem gällande information som rör deras boende samt kontakten med oss”.
Med sin nya, mer heltäckande systemlösning så innehåller vardagen på Bostjärnan ett bättre arbetssätt.
”Det blir ett stort lyft att inte behöva registrera samma uppgifter flera gånger i de olika systemen. Den nya lösningen gör att vi får ett enhetligt arbetssätt och en smidigare och effektivare process inom företaget” menar Anna. ”Dessutom är personalen positiva till det nya arbetssättet, vilket känns roligt”.
Utöver att Anna är nöjd med de system som levereras så påpekar hon även att samarbetet med Vitec har fungerat bra. ”Vi har fått ett väldigt bra bemötande under hela vägen. Magnus Qvirist, som har varit ansvarig för både Vitec Hyra och Vitec Teknisk Förvaltning, är väldigt kunnig och duktig och vi har haft ett bra samarbete”.
Artikelskribent: Iseline Dahlen