I september 2015 startades ett stort projekt för AFA Fastigheter. Tillsammans med Vitecs projektgrupp, ledd av Gudrun Nordström, påbörjades konverteringen från Vitec Nova till Vitec Hyra, samt att flytta alla system till Vitec Molntjänst. Vitec Teknisk Förvaltning och Vitec Energiuppföljning ingår också i affären som följande delprojekt.
AFA Fastigheter har sedan många år tillbaka använt sig av Vitecs system Vitec Nova för sin hyresadministration. Under hösten och vintern 2015/2016 har ett projekt pågått för att uppgradera från Nova till det nya systemet Vitec Hyra. Sedan ett par år tillbaka så använder AFA även Vitec Verksamhetsanalys för ekonomisk uppföljning och Vitec Capifast för uthyrning av lokaler på webben. I projektet ingick även att flytta alla system och integrationer till Vitecs molnmiljö, ett beslut som från AFAs sida baserade sig på att de framförallt ville skapa en flexibel åtkomst av program och data. ”Vi vill möjliggöra för vissa leverantörer att kunna komma åt AFA Fastigheters system för teknisk förvaltning utifrån. Dessutom såg vi ett stort värde i att löpande följa med i releaseuppdateringar och buggrättningar”, kommenterar Maria Alkbrant, projektansvarig på AFA Fastigheter.
Förutom en allmän städning av den gamla databasen så har en översyn av avgiftstyper genomförts. AFA ville dra nytta av möjligheterna att använda färre avgiftstyper och istället parametersätta till exempel moms eller ingen moms på samma avgiftstyp. Detta var inte möjligt att göra i Nova. Ett relativt omfattande förberedelsearbete har genomförts, och något som var viktigt att tänka på innan projektet sattes igång var noggrann inventering av alla existerande integrationer.
”Den största utmaningen var att flytta alla integration från AFAs egna tekniska miljö till molnet”, säger Gudrun Nordström. Korta avstämningsmöten varje måndag bidrog till att vi kom framåt med tester och verifieringar”. Maria Alkbrant på AFA instämmer och tillägger att det fanns ytterligare utmaningar. ”Den största utmaningen för vår del har nog varit att acceptera att all funktionalitet från Nova inte har följt med till Vitec Hyra. Många saker har blivit mycket bättre och det har även skett en hel del nyutveckling och modernisering, men inom en del områden har viss funktionalitet försvunnit”, konstaterar Maria.
Projektet levererades på utsatt tid, och i februari 2016 kunde avierna för andra kvartalet för första gången skickas från Vitec Hyra. Samarbetet har fungerat oklanderligt och har varit en viktig del i projektets framgång. Gudrun säger ”duktiga och engagerade medarbetare hos både AFA och Vitec har lett till ett bra samarbete”. Ytterligare en förutsättning för ett lyckat projekt har varit att lägga kraft och tid på tester, tycker Maria, och att det finns tillräckligt med resurser för att arbeta i projektet. Hon instämmer även med att samarbetet har fungerat utmärkt. ”Vår konsult Gudrun Kalodimos har kommit med många värdefulla förslag till förbättringar och hjälpt oss att få ut det mesta av det nya systemet”, lovordar hon.
Sammanfattningsvis är AFA nöjda med både projektet i sin helhet och sitt nya system Vitec Hyra. Internt på Vitec kan man sätta ytterligare en bock för ett noggrant och väl utfört projektarbete.
Artikelskribent: Iseline Dahlen, Vitec