Heimstaden AB är ett av Sveriges största privata bostadsfastighetsbolag och förvaltar cirka 20.000 lägenheter i hela Sverige, med stadig tillväxt. De har många års samarbete med Vitec i ryggen och har nyligen gjort en omfattande resa där de lämnat Vitecs äldre produkter, bland annat hyressystemet Vitec Nova och energiuppföljningssystemet E4, bakom sig för att fortsätta in i nyare programvara från Vitec.
Heimstaden har varit kund hos Vitec i många år och i dagsläget använder de ett heltäckande system för ekonomi, ekonomisk uppföljning, hyresadministration, kundkommunikation och teknisk förvaltning samt att de nu håller på att integrera den sista pusselbiten energiuppföljning och därmed lämnar det äldre systemet E4. Sedan en tid tillbaka har en omfattande uppgradering skett, där Heimstaden har lämnat äldre produkter bakom sig för att fortsätta in i nyare programvara – ett beslut som grundade sig i att de ville standardisera sina processer.
Att byta från ett system till ett annat är aldrig helt smärtfritt, och Heimstaden har under kort tid gjort det flera gånger. Att få implementeringarna att rulla så smidigt som möjligt är något som Nina Engström, IT-chef på Heimstaden, tycker att de har lyckats med.
”Nycklarna till en smidig implementering är absolut att ha en internt grundlig kännedom i fastighetssystem, att kommunicera ut löpande så att man skapar en delaktighet och att fokusera på delmoment efter delmoment tills hjulen snurrar friktionsfritt” kommenterar hon.
Att man stöter på utmaningar när man ska byta system är snarare regel än undantag i samtliga fall, och så även hos Heimstaden. Nina berättar att den största utmaningen hos dem egentligen har varit internt, och att systemet i sig snarare har hjälpt än stjälpt en smidig övergång.
”Det finns alltid ett motstånd när man byter från ’ett fungerande och inte minst bekvämt system’ till något okänt, men jag tycker nog att övergången har gått över förväntan” säger hon. ”Tydligheten i det nya, i kombination med en användarvänlighet som också ger ett vardagligt stöd och en enkelhet i sin rutin, har avgjort och varit den mest framträdande ’hjälpen’ i systemövergången.”
I dagsläget är Heimstaden mitt uppe i att implementera Vitec Energiuppföljning och lämnar det gamla systemet E4 bakom sig. För närvarande befinner de sig i testkonverteringsläge och står inför en intensiv utbildningsperiod. Beslutet att genomföra övergången var, enligt Nina själv, enkelt att fatta.
”Vi har stort fokus på media och kände att E4 inte gav oss de möjligheter och det framtidsutrymme vi behöver. Vi behöver en produkt att utvecklas och växa i och det såg vi i Vitec Energiuppföljning”.
Till sommaren kommer Heimstaden tillsammans med Vitec att ha gjort klart implementeringen av alla processer, men redan nu märks tydliga skillnader i arbetssättet.
”Den största skillnaden är att vi nu har ett mer övergripande och användarvänligt arbetsflöde där allt slår rakt igenom produkterna och vi kan fokusera på en databas” analyserar Nina. Hon berättar även att beroendet av kringintegrationer är skönt att numera slippa.
När implementeringen är helt klar så kommer Heimstaden att ha framtidssäkrat sitt system för lång tid framöver, och Nina avslutar med att kommentera samarbetet med Vitec.
”Vi, och inte minst jag, har många års samarbete med Vitec att luta oss emot, vilket naturligtvis skapar en trygghet och förenklar då man ’känner varandra väl’. Samtidigt får man ju aldrig luta sig tillbaka och bli för bekväm; man behöver fortfarande utmana och ifrågasätta varandra – samarbetet är inte alltid friktionsfritt. Det skapar dynamik, och det är i sig en viktig nyckel till framgång!”
Artikelskribent: Iseline Dahlen, Vitec