Junehem AB bildades 2019 genom en sammanslagning av de tidigare bostadsbolagen och har idag ca 2 300 lägenheter och ca 200 lokaler samt 35 anställda. Redan innan sammanslagningen funderade de på att satsa på ett nytt affärssystem och drog under 2019 igång ett byte från de dåvarande affärssystemen till Vitecs affärssystem.
Startskottet för bytet av Junehems affärssystem skedde i februari 2019 och först ut var implementering av Vitec Hyra. ”Vi gjorde vår första avisering i juni - för juli, augusti och september 2019. Under augusti påbörjade vi sedan arbetet med implementeringen av Teknisk förvaltning och Marknad/Portal inklusive en ny hemsida och vid årsskiftet 2019/2020 var vi igång med alla delar. Allt enligt plan!” berättar Marie Martinsson, Verksamhetsutvecklare på Junehem AB.
Valet att byta till just Vitecs affärssystem var bland annat fördelen att få helheten. Marie förklarar: ”Vi kände att Vitec matchade våra behov och förväntningar på hur vi ville att ett affärssystem ska fungera. Vi har produkterna Vitec Hyra, Teknisk förvaltning, Marknad/Portal och Kunskap. Det kändes tryggt att ha olika system samlat på ett och samma ställe. Allt vävs ihop och man jobbar på en gemensam plattform.”
Junehem har även valt att använda sig av Vitecs molntjänst. Fördelar med molntjänst är bland annat att uppgraderingar sker automatiskt vilket gör att man alltid arbetar i den senaste versionen av sin programvara, och att samma centrala data kan nås från både webben och appar. ”Fördelarna för oss har varit att allt är samlat hos en leverantör. Tidigare, när vi hade systemet hos leverantören på ena sidan och servrarna på andra sidan, var det svårt att veta som kund ”mittemellan” vem som ansvarade när exempelvis problem uppstod. Dessutom är det så mycket enklare vid exempelvis uppdateringar av systemet, man ”får” det bara.” tillägger Marie.
Utöver de olika produkterna har Junehem även abonnemang på Vitec Kunskap, ett webbaserat utbildningsprogram där man alltid har tillgång till den senaste informationen om Vitecs produkter. Marie tycker att webbinarierna är bra för att man kan ta del av information på ett helt annat sätt jämfört med exempelvis en manual. Det är också bra att de är uppdelade i sekvenser så att man själv kan välja om man bara vill ta del av vissa delar eller följa med i hela webbinariet. ”Och man kan själv välja om man vill vara med ”live” eller ta del av det i efterhand. Vi har tittat på några webbinarier gemensamt också i samband med vår uppstart.” tillägger Marie.
På frågan vad de största skillnaderna är i det nya systemet jämfört med de lösningar de hade innan svarar Marie: ”Att allt är samlat på ett och samma ställe! Vi känner oss trygga med Vitec helt enkelt. Byta affärssystem är i sig en utmaning, men vi är mycket nöjda med resultatet.”
Marie fortsätter berätta att det självklart alltid finns utmaningar i samband med implementeringar. ”Men jag kan inte peka på något särskilt, utan tycker vi löst saker som uppstått tillsammans på ett bra och snabbt sätt. Vår första del, att få Hyra på plats, innebar mycket arbete på ganska kort tid. Det blev många Excelfiler skickade fram och tillbaka. Men, när vi gjorde vår första avisering kom allt med som skulle vara med. Det kanske är den mest kritiska punkten vid byte av affärssystem för ett bostadsbolag, att alla får rätt hyra, betalar för rätt parkeringsplats, garage osv och att pengen stämmer på sista raden!”
Marie vill också gärna lyfta samarbetet i projektdelen av implementeringen av Vitec Marknad/Vitec Portal. ”Där var det många frågor, och vi fick alltid snabba svar!” Hennes tips till de som funderar på byta affärssystem och kliva in i ett nytt implementationsprojekt är att lägga ner mycket tid och arbete på förarbetet, för det betalar sig i slutändan!
Junehem är mycket nöjda med implementationen och ser nu fram emot att skörda frukterna av att ha ett affärssystem som ger dem den helhet och enkelhet de eftersträvade.
Artikelskribent: Marie Löthman, Vitec