Lycksele Bostäder AB, även kallat LYBO, är ett kommunalägt bostadsbolag med fastigheter i Lycksele centralort och Örträsk. De äger och förvaltar totalt cirka 1 300 lägenheter och 120 lokaler. De har nyligen kommit igång med Vitec Hyra och Vitec Teknisk Förvaltning, efter många år med det äldre Vitec-systemet Vertex. De har även kompletterat Vitec Hyra med Elektronisk Signering.
Tanken på att byta ut det äldre Vitec-systemet Vertex hade funnits i ett par år hos Lycksele Bostäder. Men det var först när Vitec meddelade att utvecklingen och supportunderhållet för Vertex skulle upphöra som de aktivt började se efter andra alternativ. Lycksele Bostäder deltog på en träff med andra kommunala bolag i närområdet, som också använde sig av Vertex, och bjöd in Vitec tillsammans med andra leverantörer för visning. En kombination av användarvänligheten i själva programmet, samt att Lycksele Bostäder varit mycket nöjda med Vitec som leverantör, gjorde det till ett enkelt val enligt Peter Lindholm, ekonomichef på Lycksele Bostäder. När de senare stämde av med de andra bolagen visade det sig att samtliga hade valt hyresadministrationsprogrammet Vitec Hyra.
Projektet med att implementera Vitec Hyra började med ett uppstartsmöte i december 2016 och redan i början av mars 2017 aviserade Lycksele Bostäder hyrorna för andra kvartalet i Vitec Hyra. Samtidigt lanserade de den nya uthyrningsportalen, och vid ungefär samma tillfälle körde de dessutom igång med Teknisk Förvaltning, där samtliga moduler nu är installerade.
När Peter Lindholm får frågan om fördelarna hittills med de nya produkterna, så kommer han fram till att lanseringen av Vitec Marknad inklusive kundsidor på webben utgör det största lyftet rent administrativt. ”Från att ha haft en manuell bostadskö som krävt mycket arbete så har vi nu en heltäckande lösning för hela uthyrningsprocessen. Det innebär dessutom att vi kan ge bättre service till våra bostadssökande och hyresgäster.”
Lycksele Bostäder har även köpt till Elektronisk Signering, eller E-signering. Det här innebär att alla typer av avtal kan hanteras digitalt och godkännas med en digital signatur.
”Med införandet av Vitec Marknad så kändes det rätt logiskt att ta steget fullt ut med E-signering. Med E-signeringen har vi möjlighet till ett helt papperslöst flöde vid uthyrning av en lägenhet” förklarar Peter. Han säger även att han hittills bara ser fördelar med E-signeringen och är glad att de fattade beslut om att köpa till lösningen.
Efter ett så pass omfattande införandeprojekt är det viktigt att reflektera över utfallet, något som Peter absolut har gjort. Han konstaterar att stödet från kontaktpersonerna hos Vitec har gjort mycket. ”Vi upplever ett väldigt proffsigt bemötande och ett engagemang över att det ska bli bästa möjliga lösningen för oss”. Men viktigast av allt, påpekar Peter, har varit kombinationen av expertis från båda hållen. "Vitec är experter på programmet, men vi är experter på vårat arbete, och den kombinationen krävs för ett lyckat resultat”.
Artikelskribent: Iseline Dahlen, Vitec