Mitthem är Sundsvalls kommunala bostadsföretag som innehar nästan 6000 lägenheter, varav 900 är studentlägenheter. De är en av de kunder hos Vitec som idag använder sig utav e-signering – ett verktyg för att signera avtal och skicka information via webben, vilket både är miljövänligt och tidseffektivt.
När Mitthem först började fundera i banorna att implementera användandet av e-signering så lockades de av tanken att tidseffektivisera arbetet och göra processen både snabbare och smidigare. När beslutet om e-signering väl fattades så var förväntningarna många. Den största förväntningen handlade givetvis om tidssparandet.
”Vi ville spara tid, stressa mindre och framförallt få ett snabbare flöde i uthyrningsprocessen” berättar Lena Norberg, som jobbar med uthyrning på Mitthem och är en av de som har varit med och startat upp e-signering på företaget. ”Att använda vår tid bättre var ett självklart mål; sortera pappersavtal i ett arkiv är ingenting känns meningsfullt” fortsätter hon.
Mitthem gick från tanke till handling, och startade användandet av e-signering under våren 2016 – till att börja med endast för sina bilplatsavtal. Under hösten samma år började de även att använda e-signering till sina studentavtal, och i dagsläget är de igång fullt ut även med sina vanliga lägenheter.
”När det gäller våra studentavtal så skickas i princip alla digitalt – det är väldigt få studenter som inte har bank-id” berättar Lena. ”När det gäller våra vanliga lägenheter har vi börjat använda e-signering även där, men fortfarande är det många kunder som väljer att få avtalet på papper”.
Att e-signering har underlättat för Mitthem råder det inga tvivel om, konstaterar Lena.
”E-signeringen underlättar både för oss och för våra kunder. Uthyrningsprocessen blir väldigt effektiv och pappershanteringen minskar. Bland annat har vi minskat publiceringstiden på hemsidan från 8 dagar till 5 dagar. Nu använder vi oss också fullt ut av kontraktskopplade dokument, där vi tillsammans med avtalet kan skicka all information till den blivande hyresgästen”.
Från kunderna har Mitthem mött bra respons, och Lena säger att många blir positivt överraskade över att man kan underteckna avtal med bank-id. Mitthem har även fått uppmärksamhet från andra bolag och Mittuniversitet, som tycker att användandet av e-signering helt klart är att ligga i framkant – något som Mitthem planerar att fortsätta göra framöver.
Vill du veta med om e-signering? Kontakta Sälj »
Artikelskribent: Iseline Dahlen, Vitec