industry-2633878_1280.jpg
Blogi

Vaadi IT-omaisuuden hallintajärjestelmältäsi monipuolisuutta

26 maaliskuuta 2021

Luotettava IT-omaisuuden hallinta alkaa hyvästä suunnittelusta. Mistä sinä löydät ajankohtaisen tiedon palvelintesi ja verkkolaitteidesi sijainnista ja kunnosta juuri nyt? Olisiko hyvä, että IT-omaisuuden hallinta olisi yksi osa yrityksesi laajempaa omaisuudenhallintajärjestelmää?

Luotettava IT-omaisuuden hallinta on mahdollista toteuttaa tehokkaasti monella tavalla. Monet laitevalmistajat tarjoavat omia järjestelmiään, jotka soveltuvat usein erittäin hyvin heidän omien laitteidensa hallinnointiin. Jos et halua tai voi olla sitoutunut vain yhteen laitevalmistajaan, olet lähes pakotettu käyttämään useita erilaisia ratkaisuja.

Mikäli haluat saada tehokkuutta IT-omaisuuden hallintaan ja ylläpitoon, on syytä etsiä kattavampia vaihtoehtoja.

Kun IT-omaisuudenhallinnan yhdistää yrityksen muuhun omaisuudenhallintaan, saa käyttäjä itselleen monia hyötyjä. Omaisuudenhallinnassa 1+1 on usein enemmän kuin 2. Kun kaikki omaisuus löytyy yhdestä ja samasta järjestelmästä, nousee tiedon laatu ja hyödynnettävyys merkittävästi. Useista päällekkäisistä järjestelmistä päästään eroon, jolloin tiedon hyödyntäminen tehostuu ja kokonaiskustannuksetkin laskevat merkittävästi.

Kun IT-omaisuudenhallinnan yhdistää yrityksen muuhun omaisuudenhallintaan, saa käyttäjä itselleen monia hyötyjä:

  • Tiedon laatu ja hyödynnettävyys nousevat merkittävästi, kun kaikki omaisuus löytyy yhdestä ja samasta järjestelmästä.
  • Kun päästään eroon useista päällekkäisistä järjestelmistä, tiedon hyödyntäminen tehostuu ja kokonaiskustannuksetkin laskevat merkittävästi.
  • Koko organisaation yhteisen omaisuudenhallintajärjestelmän ansiosta tiedot ovat helposti kaikkien käyttäjien saavutettavissa ja ylläpito on suoraviivaista.
  • Yksinkertaistuneen järjestelmäkartan avulla myös tiedon laatu pysyy korkeana.

Hallitse monimutkaisia kokonaisuuksia yksinkertaisesti

Yritysten IT-omaisuudella tarkoitetaan yleensä niiden koko verkkoinfrastruktuuria. Se sisältää niin fyysiset palvelimet, verkot, verkkolaitteet sekä ohjelmistot, lisenssit ja integraatiot. Laajimmillaan IT-omaisuudenhallinta käsittää aivan kaiken henkilöstön työasemista ja mobiiliratkaisuista erilaisiin ohjelmistoversioihin saakka. Yrityksissä jatkuvasti laajenevat IoT-ratkaisut vaativat myös ylläpitoa ja kattavaa dokumentointia, kun käytetyt ratkaisut kypsyvät piloteista olennaiseksi osaksi tuotantolaitosten infraa.

Tutkimusten mukaan pahimmillaan 70 % ihmisten työajasta kuluu tiedon etsimiseen. Tulevaisuudessa tämä aika ei tule ainakaan ylläpidon osalta yhtään vähenemään, mikäli omaisuudenhallinta on yrityksessä hyvinkin hajautettua ja huonosti hallinnoitua. Tyypillistä on, että nykyään eletään monitoimittajaympäristössä, jossa vastuut on hajaantuneet. Kun tällaista kokonaisuutta hallitaan hajallaan ja tulee tarve tehdä muutoksia tai selvittää vikaa, on oleellisen tiedon löytäminen usein hyvin haastavaa.

Monesti on myös hukassa tieto siitä, kuka palveluntoimittajalla vastaa mistäkin asiasta, mitkä ovat heidän yhteystietonsa ja mikä palvelutaso on milloinkin käytössä. Kuinka nopeasti sinä löydät järjestelmäsi eri palveluntoimittajien vastuuhenkilöt ja heidän yhteystietonsa?

Eroon Exceleistä

Perinteinen tapa IT-omaisuudenhallinnassa on ollut hallita tietoja usean henkilön ja palveluntarjoajan avulla useasta paikasta ja erilaisilla menettelyillä. Käytössä on pahimmillaan useita verkkolevyjä, listoja ja Exceleitä.

Aivan pienissä yrityksissä tämä voi olla riittävä ratkaisu edelleenkin, mutta ei kovin suositeltava. Excelien ylläpitäminen ja päivittäminen useammasta eri paikasta on hankalaa ja tuottaa päällekkäisyyksiä. Tiedon saavutettavuudessa, ajankohtaisuudessa ja laadussa on myös usein paljon toivomisen varaa.


Janne Lappi
Kirjoittaja on liiketoimintapäällikkö Vitec ALMA Oy:ssä.