Muistilista: Näin jäsenmaksujen laskutus sujuu onnistuneesti Yhdistysavaimella

Jotta jäsenmaksujen vuosilaskutus sujuisi mahdollisimman helposti, kannattaa siihen valmistautua hyvissä ajoin. Kokosimme muistilistan asioista, jotka olisi hyvä ottaa huomioon ennen laskujen lähettämistä Yhdistysavaimella, mitä huomioida lähettämisen yhteydessä ja sen jälkeen.

Muutama viikko ennen laskujen lähettämistä tarkista, että…

1. … kaikkien jäsenten tiedot ovat jäsenrekisterissä

• Onko jäsenet lisätty rekisteriin? Voit tuoda kaikkien jäsenten jäsentiedot Rekisteriin suoraan Excelistä.
• Näyttääkö Yhdistysavain-jäsenkisterin hallinnassa näkyvä jäsenmäärä oikealta? Jos jäseniä puuttuu jäsenrekisteristä, voit lisätä heidät yksitellen.
• Ovatko jäsenten sähköpostiosoitteet kunnossa? Jäsenlistan suodatuksella voit katsoa, keneltä puuttuu sähköpostiosoite ja kenen sähköpostiosoite on merkitty virheelliseksi. Käytä hakuehtona sähköpostiosoitteen tilaa ja korjaa virheelliset osoitteet – kysy oikeat tiedot jäseniltä.

2. … jäsentiedot ovat ajan tasalla

• Lähetä sähköpostitse jäsentietojen tarkistuspyyntö ja pyydä siinä erityisesti varmistamaan, että osoitetiedot ovat kunnossa, mikäli aiotte laskuttaa kirjeitse.
• Muista varmistaa vielä viikko ennen laskutusta, että kaikki ovat päivittäneet tietonsa – tämä näkyy tarkistuspyynnön yksilönäkymässä.
• Varmista tietojen ajantasaisuus henkilöiltä, jotka eivät ole reagoineet tarkistuspyyntöön tai joilla ei ole sähköpostiosoitetta vaikkapa soittamalla heille.

3. … yhdistyksen tiedot ovat kunnossa
Jäsenrekisterin Asetukset-valikon kautta löydät Yhteisön tiedot -näkymän:

• Tarkista, että sähköpostiosoite yhdistyksen tiedoissa on se, jonka haluatte näkyvän vastausosoitteena, kun lähetätte laskuja sähköpostitse.
• Tarkista myös, että nimi on se, jonka pitäisi näkyä laskulla maksun saajana.
• Tarkista, että tilinumero on oikea.

4. … yhdistyksen tiliin voi kytkeä viitemaksuseurannan 

• Varmista, että yhdistyksellä on tili sellaisessa pankissa, joka löytyy tuettujen pankkien listalta.
• Jos laskutatte myös muulla tavoin viitteellisiä laskuja (esim. pankkisiirtolomakkeet, joissa on viitenumero valmiina tai jokin muu laskutusohjelma), kannattaa Yhdistysavain-jäsenrekisterin laskuja varten luoda oma tili.

5. …  olet tehnyt viitemaksujen seurantaa varten sopimuksen pankkisi kanssa

• Jos sopimus on jo tehty, voit halutessasi varmistaa pankilta kytkennän ja sopimuksen yksityiskohdat (esimerkiksi kuinka usein viitetiedot toimitetaan).
• Jos sopimus on tekemättä, mene Yhteisön tiedot -näkymään, tulosta valtakirja ja vie se pankkiin.
• Sopimusta ei ole pakko tehdä, mutta tällöin maksusuoritukset on merkittävä maksetuksi rekisteriin käsin tiliotteen perusteella

Viikko ennen laskutusta varmista, että …

6. … henkilöllä, joka suorittaa laskutuksen, on tarvittava maksumahdollisuus
Laskujen lähettäminen maksetaan lähettämisen yhteydessä.

• Voitte myös etukäteen hankkia saldoa, jota voi käyttää maksamiseen.
• Mikäli laskun lähettäjällä on yhdistyksen tilin verkkopankkitunnukset tai luottokortti, voi hän suorittaa maksun verkkomaksuna.

7. … löydät jäsenet, joille laskuja pitäisi lähettää helposti rekisterin hakuehtojen avulla

• Mikäli teillä on erisuuruisia jäsenmaksuja, niin löytyvätkö samaa maksua maksavat jäsenet hakuehdoilla?
• Luo tarvittaessa ryhmät (esimerkiksi juniorit, seniorit tms.), joihon liität ne jäsenet, jotka maksavat poikkeavan jäsenmaksun. Voit vaihtoehtoisesti myös käyttää luomaasi erillistä jäsenmaksukenttää kuten pudotusvalikkoa, josta jäsenelle voi valita oikean jäsenmaksutyypin.

8. … on selkeää, millä tavalla laskutat jäsenistöä – sähköpostitse, kirjeitse tai sekä että

• Pitääkö kaikille tai osalle jäsenistä lähettää kirjelasku vai riittääkö laskutus sähköpostitse?
• Jos aiot lähettää sähköpostilaskuja, tarkista hakuehtojen avulla vielä keneltä puuttuu sähköpostiosoite tai löytyykö virheellisiä osoitteita. Hakuehto: Sähköpostiosoitteen tila.
• Jos aiot lähettää kirjelaskuja, tarkista hakuehtojen avulla vielä keneltä puuttuu osoitetiedot - Hakuehdot: Lähiosoite on tyhjä / Postinumero on tyhjä / Postitoimipaikka on tyhjä.
• Kysy tarvittaessa jäseniltä puuttuvat tiedot, jotta laskut voidaan toimittaa perille.

Laskujen lähettämisessä ja sen jälkeen huomioitavaa:

9. Jäsenlaskujen lähettäminen

• Lähetä erisuuruiset jäsenmaksulaskut erikseen ja anna niille kuvaavat otsikot.
• Jos laskutat sekä sähköpostitse että kirjeitse, lähetä vaikka ensin sähköpostilaskut ja sen jälkeen erillisenä laskuna kirjelaskut niille, joilla ei sähköpostiosoitetta ole.
• Voit myös lähettää laskuja sähköpostitse ja muistutukset myöhemmin kirjeitse.
• Voit tarkemmin katsoa kenelle olet lähettämässä laskua laskun luontinäkymän Näytä vastaanottajat-painikkeesta.
• Sähköpostilaskujen lähetyksen yhteydessä voit nyt valita, lähetetäänkö jäsenelle samalla tekstiviestillä ilmoitus sähköpostiin lähetetystä laskusta. Näin varmistat, että lasku tavoittaa jäsenen vaikka se olisi esimerkiksi eksynyt roskapostikansioon.  Voit lähettää ilmoituksen heti laskun luomisen yhteydessä tai vasta kun lähetät laskua koskevan muistutuksen (tai sekä että).

10. Tarkista sähköpostilaskujen perillemeno seuraavana päivänä

• Laskun yksilönäkymässä näet listan vasemmassa sarakkeessa sähköpostiviestien mahdolliset toimitusvirheet. Sähköpostia yritetään toimittaa useamman kerran. Voit lukea virheilmoituksen klikkaamalla punaista kuvaketta. Selvitä kyseessä olevalta jäseneltä oikea sähköpostiosoite ja korjaa se jäsenen tietoihin.
• Tämän jälkeen lähetä heille lasku uudelleen käyttämällä muistutustoimintoa: Klikkaa Lähetä muistutus ja valitse lisähakuehdoksi ”Sähköpostiosoitteen tila” > on jokin näistä > ”Käyttämätön”. Näin voit lähettää sähköpostilaskuja uudelleen jäsenille, joiden sähköpostiosoitteita juuri korjasit, ilmaisina ”muistutuksina”.

11. Tulosta kuitti kirjanpitoa varten jokaisesta laskuerästä, ellet käytä saldoa.

• Kuitit Yhdistysavain-jäsenrekisterin toimintoja koskevista maksusuorituksista löydät rekisterin Historia-näkymästä.
• Jos käytät saldoa, niin saat sen ostosta kuitin samasta paikasta.
• Kaikki kuitit ovat kuitenkin tallessa rekisterissäsi myös jatkossa.

12. Laskujen seuranta
Viitemaksujen seuranta käytössä:

• Viitetiedot haetaan niin usein kuin olet pankkisi kanssa sopinut.
• Muista, että yleensä kestää 2-3 pankkipäivää ennen kuin maksusuoritus näkyy tilillä. (Jos esimerkiksi tiedot haetaan kerran kuukaudessa ja suoritus on tilillä päivä sen jälkeen, näkyy tämä rekisterissä vasta kuukauden päästä.)
• Jokaisen jäsenen kohdalla voi laskun yksilönäkymässä katsoa tarkempia tietoja: esimerkiksi milloin suoritus on tullut ja kuinka paljon jäsen on maksanut viitenumerolla.
• Jos jäsen maksaa väärällä viitenumerolla, niin löydät suorituksen tiliotteeltanne ja voit käsin merkitä laskun maksetuksi.
• Jos jäsen on maksanut liian vähän, niin jäsen voi maksaa lopun summan samalla viitenumerolla. Tässä tapauksessa ei kannata merkitä maksua maksetuksi käsin, jottei se muutu ylisuoritukseksi, kun jäsen sitten maksaa jäljelle jääneen summan.
• Omia merkintöjä maksusuorituksista kannattaa tehdä vain, kun jäsen on todetusti maksanut väärällä viitenumerolla.

Viitemaksujen seuranta ei ole käytössä:

• Kun saat tilinne tiliotteen, käy ruksimassa suoritukset hakemalla jokaisen jäsenen tiedot yksitellen laskun yksilönäkymässä.
• Maksujen seuranta onnistuu hyvin käsin ja kun se hoidetaan huolella, voi helposti lähettää muistutuksia ja tiedot jäsenmaksusuorituksista jäävät talteen rekisteriin.

Mitkä ovat viitemaksujen automaattisen seurannan hyödyt?

• Seuranta ja selvittely onnistuvat paljon nopeammin ja helpommin, kun maksusuoritukset merkitään rekisteriin automaattisesti.
• Viitemaksujen seuranta kohdentaa maksun maksajan nimestä riippumatta laskun oikealle henkilölle.

13. Laskun eräpäivä on jo mennyt

• Käy tarkistamassa laskun yksilönäkymässä onko laskuja avoinna.
• Lähetä tarvittaessa muistutukset jokaisesta laskuerästä. Sähköpostimuistutukset ovat ilmaisia, kirjemuistutukset maksavat vain kirjeiden lähetysmaksun. Halutessasi voit tietenkin lähettää muistutuksia myös jo ennen eräpäivää.

14. Jatkotoimenpiteet – raportti poistuneista jäsenistä

• Merkkaa poistuneet jäsenet rekisterissä ei-aktiiviseen tilaan tai poista heidät.
• Saat tiedon siitä, ketkä eivät ole maksaneet laskun yksilönäkymästä tai käyttämällä jäsenlistalla hakuehtona laskun tilaa. Valitse siinä ensin yksi tai useampi lasku ja sitten tilaksi Odottaa. Näin näet kaikki jäsenet, jotka eivät ole maksaneet jotakin valitsemistasi laskuista ja voit massatoiminnolla joko merkata heidät ei-aktiiviseksi, poistaa heidät rekisteristä tai viedä heidän tietonsa Exceliin.

15. Jäsenmaksut ovat kasassa ja voit keskittyä yhdistyksen toimintaan!