AB ENKÖPINGS HYRESBOSTÄDER – EN LYCKAD DIGITALISERINGSRESA

18 december 2020

AB Enköpings Hyresbostäder, även kallat EHB, är kommunens största fastighetsägare med drygt 2 700 bostäder och ca 40 000 kvm lokalyta. Deras vision är att erbjuda Sveriges mest innovativa, trevliga och trygga boende!

AB Enköpings Hyresbostäder, även kallat EHB, hade ett gammalt fastighetssystem som inte var uppgraderat på många år. Det var dags att förnya det och valet föll på Vitec. Detta blev starten för ett stort uppstartsprojekt tillsammans med Vitec. Christoffer Greijer är systemansvarig på EHB och var projektledare i projektet tillsammans med Carina Högström från Vitec. Projektet gick ut på att byta ut fastighetssystemet och innehöll flera olika delar.

Det var ett lyckat projekt med Christoffer och mig som projektledare” säger Carina. ”En del var att lyfta över Vitec Energiuppföljning som de tidigare hade i egen drift i Vitecs molntjänst” berättar hon och fortsätter: ”Därefter konverterade vi deras befintliga databas från Fast2 in till Vitecs program och databas. Vi implementerade även Teknisk Förvaltning, Hyra, Marknad och Arena webbplats till vårt moln.

Christoffer berättar: ”Då vi är relativt få kollegor i bolaget så är min roll mycket bred och arbetsdagarna har stor variation. I projektet var jag huvudprojektledare men även projektledare för respektive delprojekt. Utöver det gjorde jag all migrering av data från vårt gamla fastighetssystem.” På frågan varför de valde att gå över från egen drift till molntjänst svarar han ”vi ville ha en så lätthanterlig miljö som möjligt och att vi på ett enkelt sätt har ett uppdaterat system. Tidigare hantering med egen drift har gjort att vi har hamnat efter i uppdateringar och funktionalitet vilket påverkat vårt arbete mot våra kunder.

Projektet sköttes helt och hållet digitalt pga den rådande pandemin, något som kan ses som lite originellt, men enligt Christoffer var det inga problem: ”Vi hade löpande avstämningar via videokonferens och upplevde inte att det försvårade något, utan mer snabbade upp vissa delar. Jag kan också nämna att alla mina kollegor var otroligt taggade och inställda på bytet och det har varit en stor anledning till att projektet gick så bra som det gick.” Carina fyller i: ”Allt gjordes på distans via Teams i projektet. Från uppstartsmöten, konverteringsarbete, workshops, utbildningar och genomgångar. Vi hade fyra styrgruppsmöten dem också via Teams. Och sista körde Christoffer på distans via sin mobil och delade ut PowerPoint som vi hade som underlag för mötets agenda. Styrgruppen skämtade om att han avslutade med att vara väldigt mobil i sin tjänst!

Det som var mest utmanande var att få ett bra flöde i utbildningarna menar Christoffer. Det kan till exempel vara svårt för en utbildningsledare på distans att ha koll på allt som händer hos deltagarna och på så sätt ha svårt att ha full koll på framfarten. ”Men vi kunde anordna våra utbildningar i små grupper, där kunde vi då ha med en kollega som var lite mer insatt för att hjälpa till med eventuella tekniska utmaningar” förklarar han vidare.

Christoffer tycker att kontakten och stödet från Vitec har varit bra under projektets gång och förklarar: ”Samarbetet med alla från Vitec har fungerat mycket bra. Alla konsulter har varit ett stort stöd i uppsättning och utbildning men också hjälpt oss att tänka på ett sätt som underlättar hanteringen i det löpande arbetet. Vi känner också att våra behov och önskemål togs omhand och kanaliserades på ett bra sätt.

På den slutliga frågan om det var svårt att driva ett projekt digitalt svarar han att projekt på distans faktiskt inte behöver bli så annorlunda mot om det inte skulle vara på distans. ”Mitt största tips är att tänka till lite kring utbildning på distans. Där kan det tillkomma delar som man kanske inte tänker på om alla är i samlade i samma rum. Jag brukar arbeta efter devisen att allt löser sig, och har man tålamod och uthållighet så kommer man väldigt långt.

 

Artikelskribent: Marie Löthman, Vitec