SOLLENTUNAHEM – EFFEKTIVARE I MOLNET

24 maj 2021

Sollentunahem är ett kommunalägt bolag som bildades 1950 och ägs av Sollentuna kommun. De äger, utvecklar, förvaltar ca 5100 lägenheter, 3115 parkeringsplatser och 200 lokaler och är ca 80 anställda. De har genomgått en fission där Sollentunahem blev fem bolag (varav de hanterar fyra), tre bolag (med ca 2.000 lägenheter) har, eller ska, säljas. Ett bolag såldes förra året, ett bolag säljs nu till hösten. Sollentunahem är i en spännande utvecklingsfas med nyproduktion av ca 1500 hyreslägenheter till 2029 och har nu även tagit steget upp i molnet.

Christina Wall har jobbat på Sollentunahem sen 2013 och är idag IT-projektledare och systemförvaltare för Sollentunahems fastighets- och ekonomisystem. Hon driver även Sollentunahems IT- och digitaliseringsprojekt. Hon berättar om Sollentunahems beslut om att gå över till molnet. ”Vi har länge funderat på att gå över till molntjänst. Fördelarna är att vi alltid arbetar i senaste versionen. Kontakten med ServiceCenter blir lättare eftersom Vitec nu kommer åt databasen vilket ger kortare ledtider. Vi slipper planera och boka in uppgraderingar med produkterna Vitec Fastighet, Portal och vår it-drift.”

Christina berättar vad hon tycker de största skillnaderna med att arbeta i molnet är jämfört med hur de jobbade innan. ”För oss var det ibland problem när vi kontaktade ServiceCenter och de behövde komma åt vår databas, t.ex för att se flöde på något som hänt, göra rättningar. Vi kontaktade då vår driftpartner som fick ge Vitec tillgång till databasen. Skulle rättningar göras skickades skript till mig som skulle vidare till vår IT-drift etc. Detta gjorde att ledtiderna kunde bli långa. Man kan inte skylla på någon för detta, det var fler parter inblandade och alla gjorde sitt bästa.”

Hon fortsätter och förklarar: ”Nu slipper vi det här. Vi får snabbt hjälp när vi ringer, vi är inte beroende av andra parter. Framförallt minskar det risken för fel eller att man missar saker. En annan skillnad är att nu arbetar vi alltid i senaste versionen. Jag spar tid då jag inte behöver planera in uppgraderingar.”

Christina berättar även att Sollentunahem hade många frågor och funderingar innan de bestämde sig för att gå över till molnet. ”Vi gick igenom tillsammans med vår driftpartner våra krav när det gällde säkerhet, servrar, backup, SLA och så vidare. Jag skickade mina frågor till Vitec och fick alltid snabb återkoppling med bra utförliga svar. Vi kände att Vitec fyllde de krav vi hade och beslöt oss för att starta projektet.”

Kontakten med Vitec tycker hon har varit bra längs hela vägen. Allt från första kontakten med sälj innan de hade bestämt sig, till att de gjorde flytten. ”Tiden från att tanken föddes tills vi tog steget var lång. Jag fick alltid snabbt svar på mina frågor.” tillägger hon.

Vid projektstart hade de ett uppstartsmöte med Vitecs projektledare Lars Persson och gick igenom projektet och vad som behövde förberedas. ”Ska jag vara ärlig så tyckte jag att allt lät för lätt! Jag trodde att det skulle krävas mer av oss och ta längre tid än vad det gjorde. Jag fick alltid snabb återkoppling av projektledaren genom hela projektet. Han hade bra koll på hela flödet så vi kände oss trygga.”

Christinas bästa tips till andra som funderar på att ta steget upp i molnet är att man ska gå igenom vilka krav man har när det gäller ens egna IT, och se över om leverantören uppfyller de krav man har. Annars tycker hon att hela flytten till molnet var förvånansvärt enkel. ”På ”Go-live” dagen var Vitec stängt för oss i två timmar, sen var vi drift som vanligt igen. Vi upplevde inga problem.”

Så hur ser framtiden ut för Sollentunahem? Christina berättar: ”Vi har under 2020 och 2021 haft ett stort projekt i Vitec där vi byggt om strukturen för att få en enhetlig struktur. Syftet var att förbereda för ärendehantering för vår kundtjänst och att underlätta för hyresgästen vid felanmälan. Vi har tack vare den nya strukturen fått in vår underhållsplan, kontroller för våra myndighetskrav (SBA, hissar osv) och börjat med ronderingar. Planen 2021 var att få Vitec i molnet.

Till hösten har de fått i uppdrag att förvalta ytterligare ca 700 lägenheter genom en central hyresfunktion för kommunen, och Christina berättar avslutningsvis. ”Vi håller nu på att bygga i systemet för att kunna utföra uppdraget. Vi kommer även att se över våra rutiner i Hyra och flödet för kontraktshantering och ekonomi. Vi har haft Vitec i ett par år nu och det är lätt att man fastnar i gamla vanor. Jag vill att vi ”utnyttjar” systemet till max och följer utvecklingen.

 

Artikelskribent: Marie Löthman, Vitec